Istilah tata ruang kantor
berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga
Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan
tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
· Menurut
George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara
terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak”.
· Menurut
Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”.
· Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata
Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja
yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
Tujuan tataruang kantor
tersebut adalah :
- Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
- Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar.
- Segenap ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan.
- Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
- Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
- Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi atau instansi tersebut.
- Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
- Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
- Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu bila diperlukan.
Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor
Asas mengenai jarak
terpendek
Dalam asas ini suatu tataruang yang baik
ialah tataruang yang memungkinkan proses penyelenggaraan suatu pekerjaan dapat
ditempuh dengan jarak sependek mungkin.
Asas mengenai rangkaian
kerja
Dalam asas ini tataruang yang baik ialah
menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan
dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan
kelengkapan daripada asas jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para
pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses
penyelesaian pekerjaan tersebut. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus
senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai, tidak ada
gerak mundur atau menyilang.Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh
harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu
mengarah maju ke muka menuju ke penyelesaian.
Asas mengenai penggunaan
segenap ruang
Suatu tataruang yang baik ialah yang
mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada.Ruang itu tidak hanya yang berupa
luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas
maupun ke bawah sehingga kemungkinan ruang yang tidak terpakai itu kecil.
Asas mengenai perubahan
susunan tempat kerja
Suatu tataruang yang baik ialah yang dapat
diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan
biaya yang besar.
Prinsip Tata Ruang Kantor :
- Menganalisis hubungan antara peraalatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja,
- Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscossing dan backtracking,
- Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan,
- Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor,
- Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsenterasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang,
- Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu,
- Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan,
- Lorong ahrus nyaman dan lebaruntuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja,
- Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi,
- Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup,
- Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban dan kontrol suara,
- Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang,
- Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.
Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor
· Tataruang Kantor Terbuka
Ruang pimpinan dan para pegawainya berada
dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya sekat pemisah.
Keuntungannya:
1. Pengawasan
lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
2. Hubungan
antar pegawai cepat dan mudah.
3. Memperlancar
arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
4. Cahaya
mudah masuk dan udara mudah beredar.
5. Mudah
merubah ruangan.
6. Perubahan
organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan
luwes.
7.
Apabila
terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena
ruangan terbatas.
Kelemahannya:
1. Dapat
merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
2. Akan
mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3. Pekerja
akan kehilangan kepribadian.
4. Apabila
ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu
yang lain.
5. Peralatan
kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang
membutuhkan ketenangan.
6.
Pimpinan
lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
·Tata Ruang Kantor Tertutup
Susunan tataruang ini dibagi dalam
kamar-kamar atau ruangan terpisah.Kamar atau ruangan ini pada umumnya
dipisahkan berdasarkan pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi atau bagian.
Keuntungannya:
1. Moral
pekerja atau staf tetap terjaga.
2. Pekerjaan
yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
3. Menghindari
gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
4. Pimpinan
akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh
kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
1. Pengawasan
lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.Cahaya sulit masuk dan
udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
2. Apabila
diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit
dilakukan dan sulit merubah ruangan.
3. Apabila
terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai
proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
· Tata Ruang Kantor Gabungan
Kombinasi antara tataruang terbuka dan
tertutup.Untuk tetap menjaga wibawa pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja
untuk seorang pimpinan.Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu ruang kerja
sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.
Lingkungan Fisik Kantor
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan
gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus
mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor
tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat
bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus
diperhatikan, diantaranya:
·
Pengembangan
kantor dimasa yang akan datang.
·
Gambaran
perkembangan wilayah dimasa datang.
·
Sumber
tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
·
Udara
yang bersih dan segar.
·
Ongkos
pemeliharaan yang rendah.Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang
Kantor
v Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar
dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat
bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak
lekas menjadi lelah.Banyak ketidakberesan pekerjaan tatausaha disebabkan oleh
penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau gelap atau pegawai-pegawai
harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
Penerangan cahaya
yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
·
Hasil
pekerjaan atau produktivitas bertambah.
·
Kualitas
pekerjaan lebih baik.
·
Kesalahan-kesalahan
berkurang.
·
Semangat
kerja pegawai lebih baik.
·
Mengurangi
ketegangan dan kelelahan.
·
Prestise
lebih baik untuk perusahaan.
v Warna
Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan
faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya
warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat
pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan dan ketenangan bekerja
para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah
kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan.
Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu :
·
Merah
: warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja.
·
Kuning
: warna yang menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan saraf, perasaan riang gembira dengan melenyapkan
perasaan tertekan.
·
Biru
: warna adem yang menggambarkan keluasan dan ketentraman.
Dengan menggunakan warna
yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
·
Kantor
menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
·
Mempunyai
akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
·
Mencegah
kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
·
Memelihara
kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
·
Mengurangi
rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
v Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting
sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Adapun untuk
mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan :
·
Memasang
AC (AirConditioning)
·
Membuat
ventilasi udara
·
Pakaian
kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.
Dengan pengaturan udara yang
tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
·
Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
·
Produktivitas kerja yang lebih tinggi
·
Kualitas pekerjaan yang lebih baik
·
Semangat kerja yang lebih tinggi
·
Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
·
Kesan yang lebih baik dari para tamu
v Suara
Ruangan kantor sejauh mungkin dijauhkan dari
sumber kebisingan.
Dengan suara gaduh berakibat
pada:
·
Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
·
Kesulitan mengadakan konsentrasi
·
Kesalahan yang lebih banyak
·
Kelelahan yang bertambah
·
Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara
yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal
berikut:
·
Langit-langit atau dinding ruang dipakai
lapisan-lapisan penyadap suara
·
Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet
busa tipis
·
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang
tertutup rapat
·
Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas
karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
Pedoman Penyusunan Tata Ruang Kantor
1. Meja-meja kerja disusun
menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang terbuka,
susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa baris.
3. Diantara beberapa baris
disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm. Bila
ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm.
4. Jarak antara meja dimuka
dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm.
5. Menempatkan meja pimpinan
didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di Indonesia, agar
pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan maksud agar
pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi.
6. Pada tata ruang terbuka
dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit harus
berdekatan dengan kelompok pegawainya.
7. Bagi pimpinan yang sifatnya
kerjaannya, sering membahas pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rahasia, sering
menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi dengan meja
pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran kantor
peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5
m. 8)
8. Pegawai yang mengerjakan
pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka, menggambar, dan harus
disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup.
9. Pegawai yang melakukan
pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus ditempatkan
diruangan yang aman.
10. Pegawai yang tugasnya
mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan dibidang ruangan dekat
pintu.
11. Pegawai yang tugasnya
berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, harus ditempatkan
berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsip/arsiparis
ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja.
12. Alat-alat yang menimbulkan
suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan tersendiri.Bila hal ini tidak
memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar sebagian
suaranya terbuang keluar.
13. Lemari yang berat atau
lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang agar dapat
menyangga.
Langkah-Langkah Merancang Tata Ruang Kantor
1.
Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan
dilakukan dalam ruanganitu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan cara
ini akan dapat diketahui urutan-urutanpelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu
dilakukan sampai pekerjaan itu selesai.Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan
itu dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukandan sekaligus dapat
diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan.
2.
Bedasarkan hasil kajian
tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah selanjutnya, yaitu
membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu.
Pada denahini harus dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang,
tangga, penerangan, air conditioning(AC), dan sebagainya.
3.
Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja
dan peralatan lainya secarabaik, terlebih dahulu harus dibuat guntingguntingan
kertas/karton dengan skala tertentu yangmenggambarkan luas meja, kursi, lemari
dan perlengkapan lainnya.
4.
Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan
guntinganguntingan kertas tersebutpada denah ruangan. Guntingan-guntingan
kertas/karton itu sedemikian rupa hinggamenggambarkan susunan yang paling baik
yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang sepertidiuraikan diatas udah
dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus dilaksanakan.Setelah
susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di
rekatkankepadadenah ruangan.Rancangan ini merupakan pola bagi langkah
berikutnya.
5. Selanjutnya anda menempatkan
meja-meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal menempatkanperalatan tersebut
dengan berpedoman kepada rancangan/pola yang sudah dibuat
Merancang
Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk
Dalam
merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
a.
Jenis
atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b.
Penempatan
bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c.
Banyaknya
personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d.
Tata
letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan
tersebut.
e.
Penerangan
atau pencahayaan yang baik.
f.
Adanya
ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g.
Lain-lain
hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan
ruangan.
